General Terms und Conditions, Datenschutz Grundverordung - GDPR

PARTICIPANTS IN THE CONTRACT

• company Asten Hotels s.r.o. with its registered office at U Železné Lávky 567/12, Praha 1, 118 00, registered under identification number 24166898 (operating individual hotels as an accommodation provider, namely: Hotel Savoy Spindleruv Mlyn, Hotel Soyka Spindleruv Mlyn, Hotel Klarov Prague, Hotel Golden Key Prague and Rezidence Dvořák Prague), hereinafter referred to as "Hotel".
• the Client - as a natural or legal person (These conditions generally apply to all hotel Guests and Agencies with whom a written contract for the provision of services has not been agreed.), hereinafter referred to as the "Guest"

RESERVATION OF ACCOMMODATION AND SERVICES:

• Reservation of accommodation and other services in the Hotel and confirmation of this reservation by the hotel is only possible in writing, ie by email.
• The reservation is considered valid and binding if the Hotel confirms in writing to the Guest the reservation made or the automatic email confirmation generated by the relevant online reservation system.
• The reservation is completed with a payment card or by paying a deposit in the amount of the booked accommodation and services. Individual conditions can be set.
• In the event that the Hotel or Guest does not meet the conditions set out in the point above, the Hotel may not provide accommodation and services.
• The information provided on the booking confirmation is binding on both parties

PRICES, CANCELLATION AND PAYMENT TERMS:

• The price is per room per night, including breakfast, unless the guest chooses otherwise.
• VAT is included in the price. City tax of 50 CZK or 30 CZK / person per night is not included in the price. This fee will be paid by the Guest at the reception of the Hotel.
• Cancellation of a confirmed reservation can also be done only in writing, ie by email. The exact method of canceling a reservation is determined by the reservation system that was used for the reservation.
• When canceling a reservation that was entered through an external provider (eg booking.com), it is necessary to cancel the reservation also through this provider in the manner required by the provider and under the conditions of the reservation.
• A change of reservation, ie a transfer of the ordered services to another date, is considered a cancellation of the original reservation and follows the same regime as the cancellation of the reservation.
• Accommodation can be paid in cash, we accept CZK and EUR. In case of payment by credit / debit card, the amount will be charged in CZK. Asten Hotels s.r.o. reserves the right to use internal currency conversion between CZK and EUR.
• According to the Act on the Registration of Sales, the seller is obliged to issue a receipt to the buyer. At the same time, he is obliged to register the received revenue with the tax administrator online, and in the event of a technical failure, within 48 hours at the latest.
• The hotel reserves the right to pre-authorize the Guest card up to the total amount of the accommodation.
• In case of non-arrival of the guest, the reservation is canceled and the Hotel is entitled to charge the cost of the entire stay of the Guest.

• In case that the Guest has to leave early during the stay and accommodates another Guest instead, i.e. in case that the person in the room change, Asten Hotels s.r.o. reserves the right to charge a service fee of CZK 1,500 for this change.

RIGHTS AND OBLIGATIONS OF THE GUEST:

• The guest has the right to use the reserved areas and their equipment, as well as the equipment of common areas. For the sake of completeness - this right does not appear to be the guest's right to use the restaurant and bar services with out reservations.
• The guest is responsible for any damage caused to the room during the stay and agrees to pay any costs for repairs, replacements or special cleaning. The amount of payment will be determined by the Hotel.
• The guest is obliged to complain about all defects and any deficiencies during his stay at the Hotel, so that a remedy can be arranged.
• The guest is obliged to pay the costs associated with the use of the Hotel's services, including additional services, on the day of departure, unless otherwise agreed. In case of non-payment of the amount, the Hotel is entitled to charge the corresponding amount from the guest's credit card after his departure.
• The Guest may withdraw from the contract on the basis of cancellation conditions or in the event that the Hotel has not provided the Guest with pre-agreed services corresponding to the standard of the Hotel.
• Check-in time is from 15:00 on the day of arrival. Early check-in is only possible in agreement with the Hotel and for a fee.
• Check-out time is until 11:00 on the day of departure. Late check-out is possible by arrangement with the hotel and for a fee.
• The entire hotel is non-smoking. This applies to all tobacco products, vaping devices, e-cigarettes, hookahs, water pipes and any other similar devices. Violation of this regulation and smoking in the hotel's room or premises entitles the Hotel to charge the Guest a penalty of EUR 200 for cleaning the hotel's room or premises. Smoking is only possible in front of the Hotel at the designated place.
• There is a night rest period between 22:00 and 06:00. Behavior that disturbs other guests during the night's rest is strictly prohibited (includes loud listening to music, television, shouting in rooms, corridors, and other disruptive behavior). In the event of a serious breach of this rule, the hotel may penalize guests with a financial penalty of up to EUR 400 or, if necessary, call the police.
• Accommodation of animal / dog in hotels of Asten Hotels s.r.o. it is possible for an additional 800 CZK  per day and animal. The owner of the accommodated animal / dog, bears full responsibility for the consequences of his behavior. If during your stay at the hotel Asten Hotels s.r.o. there will be damage to the property, whether in the accommodation, restaurant or other part of the hotel. This also applies to damage found after the departure of the guest and Asten Hotels s.r.o. reserves the right to charge costs retrospectively. In case of dog noise or damage to hotel property, Asten Hotels s.r.o. reserves the right to terminate the accommodation contract immediately and without compensation. There is maximum of 2 pets in a guest room allowed. 
• The "Hotel" reserves the right to change/prohibit the entry of guests with animals/dogs into hotels, restaurants, bars and all public areas operated by the "Hotel" at any time with our prior notice. 
• Parents are responsible for the behavior caused by their children during their stay. Asten Hotels s.r.o. reserves the right to cancel / interrupt the stay if the children / guests behave inadequately during their stay. Supplements for children vary depending on the location and age of the child from 250,- to 1550,- CZK per night and child, including children sleeping in the bed of adults. Asten Hotels s.r.o. is not responsible if guests have not checked the price of the stay for the child during the booking process and are obliged to pay any price differences on the spot before check in.
• In the restaurants and bars operated by the "Hotel", children are not allowed to run, shout or listen loudly to the phone, tablet or PC. If there is an animation program in the "Hotel", it is accessible to children from 3 years old.
• In all areas of the Hotel, without the consent of the landlord Asten Hotels s.r.o. prohibited the operation of any business or gainful activity, including the acquisition of audio and video recordings used for this purpose under a fine of CZK 100,000.

RIGHTS AND OBLIGATIONS OF THE HOTEL:

• The Hotel is obliged to provide accommodation for the Guest on the basis of pre-agreed services that correspond to the standard of the Hotel.
• In the event that the Hotel cannot accommodate the Guest on the basis of a pre-established and confirmed reservation in case of an exceptional situation like hotel exclusivity for particual clients or a health status of hotel personell, the Hotel is obliged to provide the Guest with adequate accommodation in another facility for same price conditions / not in the same room category. Either in the same period as original reservation or in another period. Asten Hotels s.r.o. keeps the right not to compensate this in any other way as stated above. Asten Hotels s.r.o. keeps also right to withdraw from the contract if any agreement is not possible. 

FINAL PROVISIONS:

• These conditions are valid from 1.7.2017 and the Hotel reserves the right to change them and the Guest is obliged to follow these current conditions.
• The Hotel collects the personal data of the Guest only for the period necessarily until the termination of the provision of the agreed services, or according to the law, and does not provide this data to other persons.

DATEN SCHUTZ:

• Die Handelsgesellschaft Asten Hotels s.r.o. ID: 241 66 898 mit Sitz U Železné Lávky 567/12, Praha 1, 118 00 („Verwalter“) verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der Verordnung des Europäischen Parlaments und Rates (EG) 2016/679 vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung, nachfolgend nur „GDPR“ genannt) und weiteren Rechtsvorschriften.
• Die Handelsgesellschaft Tasty Solutions s.r.o. ID: 241 64 631 mit Sitz in Harrachova 23, 543 51 Špindlerův Mlýn, („Verwalter“) verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der Verordnung des Europäischen Parlaments und Rates (EG) 2016/679 vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung, nachfolgend nur „GDPR“ genannt) und weiteren Rechtsvorschriften.
• Der Verwalter verarbeitet personenbezogene Daten vornehmlich von Datensubjekten und weiter Daten von Dritten (z.B. Reisebüros, Online-Portalen usw.), die berechtigt sind, die gegenständlichen Daten mit dem Verwalter zu teilen, wobei der Verwalter die von Dritten übermittelten Daten nur in dem Umfang verarbeitet, der für die Erfüllung von Verträgen oder gesetzlichen Pflichten im nachfolgend angeführten Sinn notwendig ist.
• Die personenbezogenen Daten im Umfang von Vorname, Nachname, Anreisedatum, Abreisedatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse des Hauptwohnsitzes und Geburtsdatum können zum Zweck des Abschlusses und der Erfüllung des Unterbringungsvertrags oder eines anderen ähnlichen Vertrags (nachfolgend nur „Vertrag“ genannt) und zum Zweck der Geltendmachung von aus dem Vertrag resultierenden Rechten des Verwalters verarbeitet werden.
• Die personenbezogenen Daten im Umfang von Vorname, Nachname, Anreisedatum, Abreisedatum, Adresse des Hauptwohnsitzes, Zweck des Aufenthalts, Nummer des Personalausweises oder Reisedokuments (Reisepasses) können zum Zweck der Pflichterfüllung des Verwalters verarbeitet werden, der ihm laut Gesetz Nr. 565/1990 Slg., über Ortsgebühren, in geltender Fassung, auferlegt wird.
• Die personenbezogenen Daten im Umfang von Vorname, Nachname, Anreisedatum, Abreisedatum, Adresse des Hauptwohnsitzes, Geburtsdatum, Nummer des Reisedokuments (Reisepasses), Staatsbürgerschaft, Nummer des Visums und Zweck des Aufenthalts können zum Zweck der Pflichterfüllung des Verwalters verarbeitet werden, der ihm laut Gesetz Nr. 326/1999 Slg., über den Aufenthalt von Ausländern auf dem Gebiet der Tschechischen Republik, in geltender Fassung, auferlegt wird.
• Der Verwalter wird die personenbezogenen Daten manuell sowie automatisiert, direkt mittels seiner dafür zuständigen Mitarbeiter und weiter mittels Verarbeitern, die vom Verwalter auf der Grundlage von Verträgen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten beauftragt werden, die aus IT-Leistungen und Rechtsleistungen bestehen, und im Falle einer arbeitsrechtlichen Beziehung auch von Lohnverarbeitungsunternehmen verarbeiten.
• Die personenbezogenen Daten im Umfang von Vorname, Nachname, Anreisedatum, Abreisedatum, Adresse des Hauptwohnsitzes, Geburtsdatum, Nummer des Personalausweises, Nummer des Reisedokuments (Reisepasses), Staatsbürgerschaft, Nummer des Visums und Zweck des Aufenthalts können vom Verwalter Organen der Staatsverwaltung oder Selbstverwaltung im Einklang mit den vorab zitierten Gesetzen zur Verfügung gestellt werden.
• Die personenbezogenen Daten im Umfang von Vorname, Nachname, Anreisedatum, Abreisedatum, Adresse des Hauptwohnsitzes, Zimmernummer und Geburtsdatum können Subjekten zur Verfügung gestellt werden, bei denen der Verwalter seine aus dem Vertrag resultierenden Rechte geltend machen wird (vornehmlich Gerichte, Notare, Gerichtsvollzieher).
• Das Unternehmen nimmt kein aktives Monitoring seiner Gäste und Partner auf ihren Internetseiten vor. Die Gäste und Partner, die die Internetseite des Unternehmens besuchen, erteilen durch die Opt-In-Funktion ihre Zustimmung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten mittels „Cookie“-Dateien.
• Die vorab angeführten personenbezogenen Daten sind unter Akzeptanz der Grundregel der Minimierung von Daten und weiteren aus der GDPR und zusammenhängenden Vorschriften resultierenden Grundregeln das Minimum, das der Verwalter zum Zweck der Erfüllung seiner Rechte und Pflichten fordert, die aus den vorab beschriebenen mit Datensubjekten geschlossenen Verträgen und den vorab zitierten Verträgen resultieren.
• Unter Bedingung der vorab erteilten Sonderzustimmung kann der Verwalter die Bewilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten untergebrachter Personen und an der Unterkunft interessierten Personen einholen (im Datenumfang von Vorname, Nachname, Anreisedatum, Abreisedatum, Adresse des Hauptwohnsitzes, Geburtsdatum, Nummer des Personalausweises, Nummer des Reisedokuments, Staatsbürgerschaft, Nummer des Visums und Zweck des Aufenthalts, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die vom Datensubjekt beim der Kommunikation mit dem Verwalter benutzt wird), und zwar zum Zweck des Zusendens von geschäftlichen und Marketing-Angeboten und Mitteilungen. Die Erteilung dieser Sonderzustimmung ist freiwillig, und daher wird durch die Zustimmung auf keinen Fall die Erbringung von jedweden Dienstleistungen seitens des Verwalters bedingt. Diese Zustimmung wird auf unbestimmte Dauer ab Vertragsabschluss bis zum Zeitpunkt dessen Widerrufens erteilt, worauf das Datensubjekt jederzeit ein Recht hat. Die E-Mail-Adresse wird automatisiert durch die Mitarbeiter des Verwalters verarbeitet und wird nicht an Dritte übermittelt.
• Sensible Daten verarbeitet der Verwalter üblicherweise nicht und verlangt daher auch diese Daten nicht von den Datensubjekten. Eine Ausnahme können Daten zum Gesundheitszustand des Datensubjekts sein, die das Datensubjekt dem Verwalter freiwillig übermittelt. Solche Daten können dem Verwalter dann dazu dienen, dass er den Datensubjekten Dienstleistungen von höherer Qualität anbietet und die konkreten Wünsche der Datensubjekte erfüllt.
• Das Datensubjekt hat das Recht auf Einsicht in seine personenbezogenen Daten, die vom Verwalter verarbeitet werden, das Recht auf ihre Korrektur oder Löschung, ggf. eingeschränkte Verarbeitung und das Recht, Widerspruch gegen deren Verarbeitung einzulegen. Das Datensubjekt hat weiter das Recht, seine Zustimmung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu widerrufen, falls die Daten vom Verwalter auf der Grundlage dieser Zustimmung verarbeitet werden.
• Das Datensubjekt hat weiter das Recht, vom Verwalter die personenbezogenen Daten zu erhalten, die das Datensubjekt betreffen und das Datensubjekt dem Verwalter übermittelt hat. Der Verwalter wird auf Antrag des Datensubjekts dem Datensubjekt die Daten ohne unnötigen Verzug in strukturiertem, üblich verwendetem und maschinell lesbarem Format übermitteln, oder auf Antrag des Datensubjekts einem anderen eindeutig bestimmten Verwalter übermitteln. Dieses Recht bezieht sich nicht auf die personenbezogenen Daten, die nicht automatisiert verarbeitet werden.
• Der Verwalter wird die personenbezogenen Daten nicht an Drittländer übermitteln.
• Sollte das Datensubjekt der Meinung sein, dass es zur unberechtigten Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten kommt, kann er sich mit seiner Beschwerde an die Aufsichtsbehörde wenden, wobei auf dem Gebiet der Tschechischen Republik das Amt für den Schutz personenbezogener Daten (Úřad pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz) zuständig ist.

Kontaktdaten des Verwalters

• Asten Hotels s.r.o. I Tasty Solutions s.r.o.
• U Železné Lávky 567/12, Praha 1, 118 00 I Harrachova 23, 543 51 Špindlerův Mlýn
• Jiří Gajdošík, Managing Partner I Asten Hotels I Tasty Solutions 
• jiri.gajdosik@astenhotels.com